Luxembourg
Name of law: Loi du 14 septembre 2018 relative à une administration transparente et ouverte
First adopted: 2018
Last modified: n/a
RTI Rating last updated: 2019-09
First adopted: 2018
Last modified: n/a
RTI Rating last updated: 2019-09
Introduction
Although Luxembourg’s RTI law was adopted only in 2018, it contains many of the flaws found in other Western European laws, even though they were adopted decades earlier. Its recognition of the right is weak, with neither a constitutional nor strong statutory presumption favour of access to information. the system of procedures is just average. Several exceptions protect illegitimate interests or are not harm-tested, there is no public interest override and secrecy provisions in other laws are preserved The administrative oversight body is weak being neither independent nor possessing adequate powers, including the power to issue binding orders. There are rules protecting whistleblowers but not other good faith disclosures and there are no sanctions for obstruction of access. Several important promotional measures are also missing, such as an obligation to raise public awareness, and for public authorities to report on how they have implemented the law or maintain their records in good condition.
| id | Section | Points | Max score |
|---|---|---|---|
| 1 | Right of Access | 1 | 6 |
| 2 | Scope | 19 | 30 |
| 3 | Requesting Procedures | 16 | 30 |
| 4 | Exceptions & Refusal | 7 | 30 |
| 5 | Appeals | 11 | 30 |
| 6 | Sanctions & Protections | 2 | 8 |
| 7 | Promotional Measures | 6 | 16 |
| ∑ = 62 | ∑ = 150 |
| Section | I | Description | Scoring instructions | Max score | Findings | Points | Article | Comments |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1. Right of Access |
1 | The legal framework (including jurisprudence) recognises a fundamental right of access to information. | Score 0 for no constitutional right to information, 1 point for a limited constitutional right, 2 points for full constitutional recognition of a public right of access to information. | 2 | NO | 0 | N/A | Not mentioned in the Constitution |
1. Right of Access |
2 | The legal framework creates a specific presumption in favour of access to all information held by public authorities, subject only to limited exceptions. | No=0, Partially=1, Yes=2 | 2 | Partially | 1 | A3: Sans préjudice d’autres dispositions légales qui règlent l’accès à des documents détenus par les organismes visés à l’article 1er, paragraphe 1er, ces derniers sont tenus de communiquer les documents qu’ils détiennent et qui sont accessibles en vertu de la présente loi, quel que soit leur support, à toute personne physique ou morale qui en fait la demande sans que celle-ci ne soit obligée de faire valoir un intérêt. | Presumption but subject to rules in other laws |
1. Right of Access |
3 | The legal framework contains a specific statement of principles calling for a broad interpretation of the RTI law. The legal framework emphasises the benefits of the right to information. | One point for each characteristic. | 2 | NO | 0 | N/A | Not mentioned |
2. Scope |
4 | Everyone (including non-citizens and legal entities) has the right to file requests for information. | Score 0 point if only residents/citizens; 1 point for all natural persons; 1 point for legal persons. | 2 | YES | 2 | A1: Les personnes physiques et les personnes morales ont un droit d’accès aux documents détenus par les administrations et services de l’État, les communes, les syndicats de communes, les établissements publics placés sous la tutelle de l’État ou sous la surveillance des communes ainsi que les personnes morales fournissant des services publics, dans la mesure où les documents sont relatifs à l’exercice d’une activité administrative. Elles ont également accès aux documents détenus par la Chambre des Députés, le Conseil d’État, le Médiateur, la Cour des comptes et les Chambres professionnelles, qui sont relatifs à l’exercice d’une activité administrative. A3: Sans préjudice d’autres dispositions légales qui règlent l’accès à des documents détenus par les organismes visés à l’article 1er, paragraphe 1er, ces derniers sont tenus de communiquer les documents qu’ils détiennent et qui sont accessibles en vertu de la présente loi, quel que soit leur support, à toute personne physique ou morale qui en fait la demande sans que celle-ci ne soit obligée de faire valoir un intérêt. | Refers to both legal and natural persons and does not appear to exclude non-citizens |
2. Scope |
5 | The right of access applies to all material held by or on behalf of public authorities which is recorded in any format, regardless of who produced it. | Score 1-3 points if limited definition of information information such as not "internal documents" or databases excluded, 4 points for all information with no exceptions. | 4 | Partially | 3 | A1: Les personnes physiques et les personnes morales ont un droit d’accès aux documents détenus par les administrations et services de l’État, les communes, les syndicats de communes, les établissements publics placés sous la tutelle de l’État ou sous la surveillance des communes ainsi que les personnes morales fournissant des services publics, dans la mesure où les documents sont relatifs à l’exercice d’une activité administrative. Elles ont également accès aux documents détenus par la Chambre des Députés, le Conseil d’État, le Médiateur, la Cour des comptes et les Chambres professionnelles, qui sont relatifs à l’exercice d’une activité administrative. A3: Sans préjudice d’autres dispositions légales qui règlent l’accès à des documents détenus par les organismes visés à l’article 1er, paragraphe 1er, ces derniers sont tenus de communiquer les documents qu’ils détiennent et qui sont accessibles en vertu de la présente loi, quel que soit leur support, à toute personne physique ou morale qui en fait la demande sans que celle-ci ne soit obligée de faire valoir un intérêt. | Applies regardless of the format but is limited to information which is related to administrative activities which is could be abused |
2. Scope |
6 | Requesters have a right to access both information and records/documents (i.e. a right both to ask for information and to apply for specific documents). | Score 1 point for only documents, 1 point for information. | 2 | Partially | 1 | A3: Sans préjudice d’autres dispositions légales qui règlent l’accès à des documents détenus par les organismes visés à l’article 1er, paragraphe 1er, ces derniers sont tenus de communiquer les documents qu’ils détiennent et qui sont accessibles en vertu de la présente loi, quel que soit leur support, à toute personne physique ou morale qui en fait la demande sans que celle-ci ne soit obligée de faire valoir un intérêt. | Consistently refers only to documents |
2. Scope |
7 | The right of access applies to the executive branch with no bodies or classes of information excluded.This includes executive (cabinet) and administration including all ministries, departments, local government, public schools, public health care bodies, the police, the armed forces, security services, and bodies owned or controlled by the above. | Score 4 points for central government agencies covered: 1 for the head of state, 1 for ministries, 1 for other non-statutory agencies created by the ministries, 1 for state and local government if the government is unitary. If it´s a federalist system, 2 points for the non-statutory agencies. This can be determined by examining the length and thoroughness of the list, if such a schedule exists. Score 1 point for the archives. Add three points and deduct 1 for each exempted central agency (such as the armed forces, police, etc). | 8 | Partially | 7 | A1: Les personnes physiques et les personnes morales ont un droit d’accès aux documents détenus par les administrations et services de l’État, les communes, les syndicats de communes, les établissements publics placés sous la tutelle de l’État ou sous la surveillance des communes ainsi que les personnes morales fournissant des services publics, dans la mesure où les documents sont relatifs à l’exercice d’une activité administrative. Elles ont également accès aux documents détenus par la Chambre des Députés, le Conseil d’État, le Médiateur, la Cour des comptes et les Chambres professionnelles, qui sont relatifs à l’exercice d’une activité administrative. 5(1): Le dépôt aux Archives nationales des documents accessibles aux termes de la présente loi ne fait pas obstacle au droit à communication. | Seems pretty comprehensive but not clear that head of state is covered. |
2. Scope |
8 | The right of access applies to the legislature, including both administrative and other information, with no bodies excluded. | Score 1 point if the law only applies to administrative documents, 2-3 points if some bodies excluded, 4 points if all legislative branch at all levels of government | 4 | YES | 4 | A1: Les personnes physiques et les personnes morales ont un droit d’accès aux documents détenus par les administrations et services de l’État, les communes, les syndicats de communes, les établissements publics placés sous la tutelle de l’État ou sous la surveillance des communes ainsi que les personnes morales fournissant des services publics, dans la mesure où les documents sont relatifs à l’exercice d’une activité administrative. Elles ont également accès aux documents détenus par la Chambre des Députés, le Conseil d’État, le Médiateur, la Cour des comptes et les Chambres professionnelles, qui sont relatifs à l’exercice d’une activité administrative. | |
2. Scope |
9 | The right of access applies to the judicial branch, including both administrative and other information, with no bodies excluded. | Score 1 point if the law only applies to administrative documents, 2-3 points if some bodies excluded, 4 points if all judicial branch at all levels of government | 4 | NO | 0 | A1: Les personnes physiques et les personnes morales ont un droit d’accès aux documents détenus par les administrations et services de l’État, les communes, les syndicats de communes, les établissements publics placés sous la tutelle de l’État ou sous la surveillance des communes ainsi que les personnes morales fournissant des services publics, dans la mesure où les documents sont relatifs à l’exercice d’une activité administrative. Elles ont également accès aux documents détenus par la Chambre des Députés, le Conseil d’État, le Médiateur, la Cour des comptes et les Chambres professionnelles, qui sont relatifs à l’exercice d’une activité administrative. | Courts are not mentioned |
2. Scope |
10 | The right of access applies to State-owned enterprises (commercial entities that are owned or controlled by the State). | Score 1 point if some, 2 points if all | 2 | NO | 0 | A1: Les personnes physiques et les personnes morales ont un droit d’accès aux documents détenus par les administrations et services de l’État, les communes, les syndicats de communes, les établissements publics placés sous la tutelle de l’État ou sous la surveillance des communes ainsi que les personnes morales fournissant des services publics, dans la mesure où les documents sont relatifs à l’exercice d’une activité administrative. Elles ont également accès aux documents détenus par la Chambre des Députés, le Conseil d’État, le Médiateur, la Cour des comptes et les Chambres professionnelles, qui sont relatifs à l’exercice d’une activité administrative. | Not mentioned |
2. Scope |
11 | The right of access applies to other public authorities, including constitutional, statutory and oversight bodies (such as an election commission or information commission/er). | Score 1 point if some bodies, 2 points if all | 2 | Partially | 1 | A1: Les personnes physiques et les personnes morales ont un droit d’accès aux documents détenus par les administrations et services de l’État, les communes, les syndicats de communes, les établissements publics placés sous la tutelle de l’État ou sous la surveillance des communes ainsi que les personnes morales fournissant des services publics, dans la mesure où les documents sont relatifs à l’exercice d’une activité administrative. Elles ont également accès aux documents détenus par la Chambre des Députés, le Conseil d’État, le Médiateur, la Cour des comptes et les Chambres professionnelles, qui sont relatifs à l’exercice d’une activité administrative. | Refers to selected oversight bodies but not clear it covers all of them. |
2. Scope |
12 | The right of access applies to a) private bodies that perform a public function and b) private bodies that receive significant public funding. | 1 point for public functions, 1 point for public funding | 2 | Partially | 1 | A1: Les personnes physiques et les personnes morales ont un droit d’accès aux documents détenus par les administrations et services de l’État, les communes, les syndicats de communes, les établissements publics placés sous la tutelle de l’État ou sous la surveillance des communes ainsi que les personnes morales fournissant des services publics, dans la mesure où les documents sont relatifs à l’exercice d’une activité administrative. Elles ont également accès aux documents détenus par la Chambre des Députés, le Conseil d’État, le Médiateur, la Cour des comptes et les Chambres professionnelles, qui sont relatifs à l’exercice d’une activité administrative. | Refers to the provision of public services but does not appear to cover public funding |
3. Requesting Procedures |
13 | Requesters are not required to provide reasons for their requests. | Y/N answer 0 or 2 points | 2 | YES | 2 | A3: Sans préjudice d’autres dispositions légales qui règlent l’accès à des documents détenus par les organismes visés à l’article 1er, paragraphe 1er, ces derniers sont tenus de communiquer les documents qu’ils détiennent et qui sont accessibles en vertu de la présente loi, quel que soit leur support, à toute personne physique ou morale qui en fait la demande sans que celle-ci ne soit obligée de faire valoir un intérêt. | |
3. Requesting Procedures |
14 | Requesters are only required to provide the details necessary for identifying and delivering the information (i.e. some form of address for delivery). | Score Max 2 points and deduct if requesters are required to give any of the following: ID number, telephone number, residential address, etc. | 2 | YES | 2 | A4(1): La demande de communication d’un document doit revêtir une forme écrite. Elle doit être formulée de façon suffisamment précise et contenir les éléments permettant d’identifier un document. Les demandes peuvent être formulées librement ou sur base de formulaires types qui sont mis à la disposition du demandeur par les organismes visés à l’article 1 er, paragraphe 1 er. (2): Pour les demandes formulées de manière trop générale, l’organisme sollicité invite le demandeur, au plus tard avant l’expiration du délai prévu à l’article 5, paragraphe 1 er, alinéa 1 er, à préciser sa demande d’information. | |
3. Requesting Procedures |
15 | There are clear and relatively simple procedures for making requests. Requests may be submitted by any means of communication, with no requirement to use official forms or to state that the information is being requested under the access to information law. | Max 2 points. Considerations include that there is no requirement to state that the request is under the RTI law, nor to use an official form, nor to identify the document being sought. | 2 | YES | 2 | A4(1): La demande de communication d’un document doit revêtir une forme écrite. Elle doit être formulée de façon suffisamment précise et contenir les éléments permettant d’identifier un document. Les demandes peuvent être formulées librement ou sur base de formulaires types qui sont mis à la disposition du demandeur par les organismes visés à l’article 1 er, paragraphe 1 er. | A5 also makes it clear that requests may be made electronically. |
3. Requesting Procedures |
16 | Public officials are required to provide assistance to help requesters formulate their requests, or to contact and assist requesters where requests that have been made are vague, unduly broad or otherwise need clarification. | Score 1 point for help in formulation and 1 point for clarification procedures | 2 | Partially | 1 | A4(2): Pour les demandes formulées de manière trop générale, l’organisme sollicité invite le demandeur, au plus tard avant l’expiration du délai prévu à l’article 5, paragraphe 1 er, alinéa 1 er, à préciser sa demande d’information. | This is not really an obligation to assist and one point is generous but at least you get informed about the need to clarify. |
3. Requesting Procedures |
17 | Public officials are required to provide assistance to requesters who require it because of special needs, for example because they are illiterate or disabled. | Score Yes=2 point, No=0 | 2 | NO | 0 | N/A | Not mentioned |
3. Requesting Procedures |
18 | Requesters are provided with a receipt or acknowledgement upon lodging a request within a reasonable timeframe, which should not exceed 5 working days. | Score 1 point for receipt, 1 point for max 5 working days | 2 | NO | 0 | N/A | Not mentioned |
3. Requesting Procedures |
19 | Clear and appropriate procedures are in place for situations where the authority to which a request is directed does not have the requested information. This includes an obligation to inform the requester that the information is not held and to refer the requester to another institution or to transfer the request where the public authority knows where the information is held. | Score: 1 point for information not held, 1 for referrals or 2 for transfers | 2 | NO | 0 | N/A | Not mentioned |
3. Requesting Procedures |
20 | Public authorities are required to comply with requesters’ preferences regarding how they access information, subject only to clear and limited overrides (e.g. to protect a record). | Score: 2 points for Yes, only 1 point if some limitations | 2 | Partially | 1 | A5(1): Le document demandé est mis à la disposition du demandeur dans les meilleurs délais et au plus tard dans le mois qui suit la réception de la demande par l’organisme sollicité selon les modalités suivantes : (i) par la délivrance de copies en un seul exemplaire ; Sans préjudice des pouvoirs conférés par la loi communale modifiée du 13 décembre 1988 aux autorités communales, un règlement grand-ducal peut fixer une redevance à payer par le demandeur en cas de délivrance de copies d’un document. Cette redevance ne peut excéder le coût réel de reproduction. (ii) par la transmission par voie électronique lorsque le document est disponible sous forme électronique et si le demandeur a communiqué une adresse électronique aux organismes visés à l’article 1er, paragraphe 1er ; (iii) par la consultation sur place lorsque la reproduction nuit à la conservation du document ou n’est pas possible en raison de la nature du document demandé. | Recognises different forms of access but (a) places unnecessary conditions on these; (b) does not require public authorities to respect requesters desires in this regard. |
3. Requesting Procedures |
21 | Public authorities are required to respond to requests as soon as possible. | Score: No=0, Yes=2 points | 2 | YES | 2 | A5(1): Le document demandé est mis à la disposition du demandeur dans les meilleurs délais et au plus tard dans le mois qui suit la réception de la demande par l’organisme sollicité selon les modalités suivantes : | |
3. Requesting Procedures |
22 | There are clear and reasonable maximum timelines (20 working days or less) for responding to requests, regardless of the manner of satisfying the request (including through publication). | Score: 1 point for timeframes of 20 working days (or 1 month, 30 days or 4 weeks). Score 2 points for 10 working days (or 15 days, or two weeks) or less. | 2 | Partially | 1 | A5(1): Le document demandé est mis à la disposition du demandeur dans les meilleurs délais et au plus tard dans le mois qui suit la réception de la demande par l’organisme sollicité selon les modalités suivantes : | One month is about 20 working days. |
3. Requesting Procedures |
23 | There are clear limits on timeline extensions (20 working days or less), including a requirement that requesters be notified and provided with the reasons for the extension. | - | 2 | Partially | 1 | A5(2): Le délai prévu au paragraphe 1 er peut être prolongé d’un mois lorsque : (i) le volume et la complexité des documents demandés sont tels que le délai d’un mois ne peut être respecté ; (ii) la demande est adressée à l’organisme qui ne détient pas le document ; (iii) l’organisme doit, en application de l’article 6, occulter ou disjoindre les données à caractère personnel d’autres personnes ; (iv) le document sollicité a fait l’objet d’un dépôt aux Archives nationales ; (v) l’organisme doit consulter un tiers. Le demandeur est informé dès que possible, et, en tout état de cause, avant la fin du délai d’un mois, de toute prolongation du délai et des motifs de cette prolongation. | Grounds for delay are far too broad but good notice requirements. |
3. Requesting Procedures |
24 | It is free to file requests. | Score: No=0, Yes=2 points | 2 | YES | 2 | N/A | Not mentioned but benefit of the doubt given based on the rules regarding fees below. |
3. Requesting Procedures |
25 | There are clear rules relating to access fees, which are set centrally, rather than being determined by individual public authorities. These include a requirement that fees be limited to the cost of reproducing and sending the information (so that inspection of documents and electronic copies are free) and that a certain initial number of pages (at least 20) are provided for free. | Score 1 point for fees being limited to reproduction and delivery costs and set centrally, 1 point for at least 20 pages free of charge or for fees being optional | 2 | YES | 2 | A5(2): Le délai prévu au paragraphe 1 er peut être prolongé d’un mois lorsque : (i) le volume et la complexité des documents demandés sont tels que le délai d’un mois ne peut être respecté ; (ii) la demande est adressée à l’organisme qui ne détient pas le document ; (iii) l’organisme doit, en application de l’article 6, occulter ou disjoindre les données à caractère personnel d’autres personnes ; (iv) le document sollicité a fait l’objet d’un dépôt aux Archives nationales ; (v) l’organisme doit consulter un tiers. Le demandeur est informé dès que possible, et, en tout état de cause, avant la fin du délai d’un mois, de toute prolongation du délai et des motifs de cette prolongation. | Fees are limited to reproduction and they would be set centrally if at all |
3. Requesting Procedures |
26 | There are fee waivers for impecunious requesters. | - | 2 | NO | 0 | N/A | Not mentioned |
3. Requesting Procedures |
27 | There are no limitations on or charges for reuse of information received from public bodies, except where a third party (which is not a public authority) holds a legally-protected copyright over the information. | Score: No=0, Yes=2 points | 2 | NO | 0 | N/A | Not mentioned |
4. Exceptions & Refusal |
28 | The standards in the RTI Law trump restrictions on information disclosure (secrecy provisions) in other legislation to the extent of any conflict. | Score 4 points for a resounding "yes" and 1/2/3 points if only for some classes of information or for some exceptions. If the state secrets law is not trumped by the RTI law max score is 2 points. | 4 | NO | 0 | A1(2): Sont toutefois exclus du droit d’accès, les documents relatifs : (vi) à un secret ou une confidentialité protégés par la loi ; | Exceptions in other laws are preserved. |
4. Exceptions & Refusal |
29 | The exceptions to the right of access are consistent with international standards. Permissible exceptions are: national security; international relations; public health and safety; the prevention, investigation and prosecution of legal wrongs; privacy; legitimate commercial and other economic interests; management of the economy; fair administration of justice and legal advice privilege; conservation of the environment; and legitimate policy making and other operations of public authorities. | Score 10 points and then deduct 1 point for each exception which either (a) falls outside of this list and/or (b) is more broadly framed | 10 | Partially | 6 | A1(2): Sont toutefois exclus du droit d’accès, les documents relatifs : (i) aux relations extérieures, à la sécurité du Grand-Duché de Luxembourg ou à l’ordre public ; (ii) à la sécurité des personnes ou au respect de la vie privée ; (iii) au déroulement des procédures engagées devant les instances juridictionnelles, extrajudiciaires ou disciplinaires ou d’opérations préliminaires à de telles procédures ; (iv) à la prévention, à la recherche ou à la poursuite de faits punissables ; (v) à des droits de propriété intellectuelle ; (vi) à un secret ou une confidentialité protégés par la loi ; (vii) aux missions de contrôle, d’inspection et de régulation des organismes visés au paragraphe 1er ; (viii) au caractère confidentiel des informations commerciales et industrielles communiquées aux organismes visés au paragraphe 1er ; (ix) à la capacité des organismes visés au paragraphe 1er de mener leur politique économique, financière, fiscale et commerciale si la publication des documents est de nature à entraver les processus de décision y relatifs ; (x) à la confidentialité des délibérations du Gouvernement. A6: Ne sont communicables qu’à la personne concernée les documents qui : comportent des données à caractère personnel ; (i) comportent des données à caractère personnel ; Si la demande porte sur un document qui contient également des données à caractère personnel d’autres personnes nommément désignées ou facilement identifiables, le document n’est communiqué à la personne à l’origine de la demande que s’il est possible pour les organismes visés à l’article 1er, paragraphe 1er, d’occulter ou de disjoindre, sans charge administrative excessive, les données personnelles des autres personnes concernées par ce document ou si celles-ci en donnent leur accord écrit. (ii) comportent une appréciation ou un jugement de valeur sur la personne physique concernée, nommément désignée ou facilement identifiable ; Si la demande porte sur un document qui comporte également une appréciation ou un jugement de valeur sur d’autres personnes nommément désignées ou facilement identifiables, le document n’est communiqué à la personne à l’origine de la demande que s’il est possible pour les organismes visés à l’article 1er, paragraphe 1er, d’occulter ou de disjoindre, sans charge administrative excessive, les informations relatives aux autres personnes concernées par ce document ou si celles-ci en donnent leur accord écrit. (iii) comportent une opinion communiquée à titre confidentiel à l’administration, à moins que le caractère confidentiel du document n’ait été levé par la personne qui est à l’origine du document. A7: La demande de communication peut être refusée si : (i) la demande concerne des documents en cours d’élaboration ou des documents inachevés ; (ii) la demande porte sur un document qui est déjà publié ou qui a été réalisé à des fins de commercialisation ; (iii) la demande est manifestement abusive par son nombre, son caractère systématique ou répétitif ; (iv) la demande concerne des communications internes. | functions of control, inspection or regulation; confidential deliberations; documents being prepared; internal deliberations |
4. Exceptions & Refusal |
30 | A harm test applies to all exceptions, so that it is only where disclosure poses a risk of actual harm to a protected interest that it may be refused. | Score 4 points and then deduct 1 point for each exception which is not subject to the harm test | 4 | NO | 0 | A1(2): Sont toutefois exclus du droit d’accès, les documents relatifs : (i) aux relations extérieures, à la sécurité du Grand-Duché de Luxembourg ou à l’ordre public ; (ii) à la sécurité des personnes ou au respect de la vie privée ; (iii) au déroulement des procédures engagées devant les instances juridictionnelles, extrajudiciaires ou disciplinaires ou d’opérations préliminaires à de telles procédures ; (iv) à la prévention, à la recherche ou à la poursuite de faits punissables ; (v) à des droits de propriété intellectuelle ; (vi) à un secret ou une confidentialité protégés par la loi ; (vii) aux missions de contrôle, d’inspection et de régulation des organismes visés au paragraphe 1er ; (viii) au caractère confidentiel des informations commerciales et industrielles communiquées aux organismes visés au paragraphe 1er ; (ix) à la capacité des organismes visés au paragraphe 1er de mener leur politique économique, financière, fiscale et commerciale si la publication des documents est de nature à entraver les processus de décision y relatifs ; (x) à la confidentialité des délibérations du Gouvernement. A7: La demande de communication peut être refusée si : (i) la demande concerne des documents en cours d’élaboration ou des documents inachevés ; (ii) la demande porte sur un document qui est déjà publié ou qui a été réalisé à des fins de commercialisation ; (iii) la demande est manifestement abusive par son nombre, son caractère systématique ou répétitif ; (iv) la demande concerne des communications internes. | Most of the exceptions are not harm tested |
4. Exceptions & Refusal |
31 | There is a mandatory public interest override so that information must be disclosed where this is in the overall public interest, even if this may harm a protected interest. There are ‘hard’ overrides (which apply absolutely), for example for information about human rights, corruption or crimes against humanity. | Consider whether the override is subject to overarching limitations, whether it applies to only some exceptions, and whether it is mandatory. | 4 | NO | 0 | N/A | Not mentioned |
4. Exceptions & Refusal |
32 | Information must be released as soon as an exception ceases to apply (for example, after a contract tender process decision has been taken). The law contains a clause stating that exceptions to protect public interests do not apply to information which is over 20 years old. | Score 1 point for each | 2 | NO | 0 | N/A | Not mentioned |
4. Exceptions & Refusal |
33 | Clear and appropriate procedures are in place for consulting with third parties who provided information which is the subject of a request on a confidential basis. Public authorities shall take into account any objections by third parties when considering requests for information, but third parties do not have veto power over the release of information. | Score: 1 point for consultation, 1 further point if original time frames must be respected and the law allows for expedited appeals. | 2 | NO | 0 | N/A | Not mentioned |
4. Exceptions & Refusal |
34 | There is a severability clause so that where only part of a record is covered by an exception the remainder must be disclosed. | Score 1 point if yes but sometimes can be refused (eg: if deletions render meaningless the document) and 2 points if partial access must always be granted | 2 | Partially | 1 | A6: Ne sont communicables qu’à la personne concernée les documents qui : comportent des données à caractère personnel ; (i) comportent des données à caractère personnel ; Si la demande porte sur un document qui contient également des données à caractère personnel d’autres personnes nommément désignées ou facilement identifiables, le document n’est communiqué à la personne à l’origine de la demande que s’il est possible pour les organismes visés à l’article 1er, paragraphe 1er, d’occulter ou de disjoindre, sans charge administrative excessive, les données personnelles des autres personnes concernées par ce document ou si celles-ci en donnent leur accord écrit. (ii) comportent une appréciation ou un jugement de valeur sur la personne physique concernée, nommément désignée ou facilement identifiable ; Si la demande porte sur un document qui comporte également une appréciation ou un jugement de valeur sur d’autres personnes nommément désignées ou facilement identifiables, le document n’est communiqué à la personne à l’origine de la demande que s’il est possible pour les organismes visés à l’article 1er, paragraphe 1er, d’occulter ou de disjoindre, sans charge administrative excessive, les informations relatives aux autres personnes concernées par ce document ou si celles-ci en donnent leur accord écrit. (iii) comportent une opinion communiquée à titre confidentiel à l’administration, à moins que le caractère confidentiel du document n’ait été levé par la personne qui est à l’origine du document. | Very limited redaction for private information only. |
4. Exceptions & Refusal |
35 | When refusing to provide access to information, public authorities must a) state the exact legal grounds and reason(s) for the refusal and b) inform the applicant of the relevant appeals procedures. | Score Y/N: 1 point for a and 1 point for b | 2 | NO | 0 | N/A | Not mentioned |
5. Appeals |
36 | The law offers an internal appeal which is simple, free of charge and completed within clear timelines (20 working days or less). | Score 2 points if the internal appeal fulfills these criteria, 1 point if an appeal is offered that does not fulfill this criteria, 0 for no internal appeals. | 2 | NO | 0 | N/A | Not mentioned |
5. Appeals |
37 | Requesters have the right to lodge an (external) appeal with an independent administrative oversight body (e.g. an information commission or ombudsman). | 1 for partial, 2 for yes | 2 | YES | 2 | A10(1) Toute personne qui se voit opposer une décision refusant de faire droit, en tout ou en partie, à sa demande de communication d’un document peut saisir par écrit dans le mois de la notification de la décision la Commission d’accès aux documents pour avis. | |
5. Appeals |
38 | The member(s) of the oversight body are appointed in a manner that is protected against political interference and have security of tenure so that they are protected against arbitrary dismissal (procedurally/substantively) once appointed. | Score: 1 point for appointment procedure, 1 point for security of tenure | 2 | Partially | 1 | A11(1): La Commission d’accès aux documents est composée de cinq membres, dont un magistrat, un représentant du Premier ministre, ministre d’État, un représentant de la Commission nationale pour la protection des données, un représentant du Syndicat des villes et communes luxembourgeoises et un représentant du Service information et presse du Gouvernement. Les membres de la Commission d’accès aux documents sont nommés pour une durée de quatre ans par le Grand-Duc sur proposition du Premier ministre, ministre d’État. La présidence est assurée par le magistrat. | Several government members but security of tenure is guaranteed |
5. Appeals |
39 | The oversight body reports to and has its budget approved by the parliament, or other effective mechanisms are in place to protect its financial independence. | Score 1 point for reports to parliament, 1 point for budget approved by parliament | 2 | NO | 0 | A11(4): Les frais de fonctionnement de la Commission d’accès aux documents sont à charge du budget de l’État. (5) Les membres de la Commission d’accès aux documents touchent une indemnité à fixer par règlement grand-ducal. | Budget is provided by the government and there is no mention of reporting to parliament. |
5. Appeals |
40 | There are prohibitions on individuals with strong political connections from being appointed to this body and requirements of professional expertise. | Score 1 point for not politically connected, 1 point for professional expertise | 2 | NO | 0 | A11(1): La Commission d’accès aux documents est composée de cinq membres, dont un magistrat, un représentant du Premier ministre, ministre d’État, un représentant de la Commission nationale pour la protection des données, un représentant du Syndicat des villes et communes luxembourgeoises et un représentant du Service information et presse du Gouvernement. Les membres de la Commission d’accès aux documents sont nommés pour une durée de quatre ans par le Grand-Duc sur proposition du Premier ministre, ministre d’État. La présidence est assurée par le magistrat. | Several government members and no mention of expertise. |
5. Appeals |
41 | The independent oversight body has the necessary mandate and power to perform its functions, including to review classified documents and inspect the premises of public bodies. | Score 1 point for reviewing classified documents, 1 point for inspection powers | 2 | Partially | 1 | A11(2) Les organismes visés à l’article 1 er, paragraphe 1 er, qui sont mis en cause sont tenus de communiquer à la Commission d’accès aux documents, dans le délai prescrit par le président, tous les éléments de droit et de fait qui ont motivé leur décision de refus. | Public authorities have to show the legal and factual reasons for their refusals but no apparent power in the Commission to demand access to documents or to inspect. |
5. Appeals |
42 | The decisions of the independent oversight body are binding. | Score N=0, Y=2 points | 2 | NO | 0 | A10(2): La Commission d’accès aux documents communique son avis au demandeur et à l’organisme concerné dans les deux mois de la saisine. (3) Lorsque la Commission d’accès aux documents est d’avis que le document sollicité est communicable, et si l’organisme décide de suivre l’avis de la Commission d’accès aux documents, il est tenu de communiquer le document demandé dans un délai d’un mois à partir de la réception de l’avis de la Commission d’accès aux documents. En cas d’absence de communication du document sollicité dans le délai d’un mois, l’organisme est réputé avoir rejeté la demande. Ce refus est susceptible d’un recours en réformation à introduire dans un délai de trois mois devant le Tribunal administratif. (4) Lorsque la Commission d’accès aux documents est d’avis que le document sollicité n’est pas communicable, l’organisme est tenu de confirmer son refus de communiquer le document dans le délai d’un mois à partir de la réception de l’avis de la Commission d’accès aux documents. Le délai du recours en réformation commence à courir à partir de la notification de la décision de confirmation du refus par l’organisme. Lorsque l’organisme ne prend pas de décision de confirmation du refus, le délai du recours en réformation commence à courir à l’expiration du délai d’un mois à partir de la date de la réception de l’avis de la Commission d’accès aux documents. | It can just provide recommendations. |
5. Appeals |
43 | In deciding an appeal, the independent oversight body has the power to order appropriate remedies for the requester, including the declassification of information. | 1 for partial, 2 for fully | 2 | Partially | 1 | A10 (3) Lorsque la Commission d’accès aux documents est d’avis que le document sollicité est communicable, et si l’organisme décide de suivre l’avis de la Commission d’accès aux documents, il est tenu de communiquer le document demandé dans un délai d’un mois à partir de la réception de l’avis de la Commission d’accès aux documents. En cas d’absence de communication du document sollicité dans le délai d’un mois, l’organisme est réputé avoir rejeté la demande. Ce refus est susceptible d’un recours en réformation à introduire dans un délai de trois mois devant le Tribunal administratif. (4) Lorsque la Commission d’accès aux documents est d’avis que le document sollicité n’est pas communicable, l’organisme est tenu de confirmer son refus de communiquer le document dans le délai d’un mois à partir de la réception de l’avis de la Commission d’accès aux documents. Le délai du recours en réformation commence à courir à partir de la notification de la décision de confirmation du refus par l’organisme. Lorsque l’organisme ne prend pas de décision de confirmation du refus, le délai du recours en réformation commence à courir à l’expiration du délai d’un mois à partir de la date de la réception de l’avis de la Commission d’accès aux documents. | The only power mentioned is to recommend disclosure. |
5. Appeals |
44 | Requesters have the right to lodge a judicial appeal. | 1 for partially, 2 for fully. | 2 | YES | 2 | A10 (3) Lorsque la Commission d’accès aux documents est d’avis que le document sollicité est communicable, et si l’organisme décide de suivre l’avis de la Commission d’accès aux documents, il est tenu de communiquer le document demandé dans un délai d’un mois à partir de la réception de l’avis de la Commission d’accès aux documents. En cas d’absence de communication du document sollicité dans le délai d’un mois, l’organisme est réputé avoir rejeté la demande. Ce refus est susceptible d’un recours en réformation à introduire dans un délai de trois mois devant le Tribunal administratif. (4) Lorsque la Commission d’accès aux documents est d’avis que le document sollicité n’est pas communicable, l’organisme est tenu de confirmer son refus de communiquer le document dans le délai d’un mois à partir de la réception de l’avis de la Commission d’accès aux documents. Le délai du recours en réformation commence à courir à partir de la notification de la décision de confirmation du refus par l’organisme. Lorsque l’organisme ne prend pas de décision de confirmation du refus, le délai du recours en réformation commence à courir à l’expiration du délai d’un mois à partir de la date de la réception de l’avis de la Commission d’accès aux documents. | |
5. Appeals |
45 | Appeals to the oversight body (where applicable, or to the judiciary if no such body exists) are free of charge and do not require legal assistance. | 1 for free, 1 for no lawyer required. | 2 | Partially | 1 | N/A | Not mentioned but some benefit of the doubt given. |
5. Appeals |
46 | The grounds for an external appeal are broad (including not only refusals to provide information but also refusals to provide information in the form requested, administrative silence and other breach of timelines, charging excessive fees, etc.). | Score 1 point for appealing refusals, additional points for appealing other violations. | 4 | Partially | 1 | 10(1): Toute personne qui se voit opposer une décision refusant de faire droit, en tout ou en partie, à sa demande de communication d’un document peut saisir par écrit dans le mois de la notification de la décision la Commission d’accès aux documents pour avis. | Only for refusals. |
5. Appeals |
47 | Clear procedures, including timelines, are in place for dealing with external appeals. | Score 1 point for clear procedures, 1 point for timelines. | 2 | Partially | 1 | A10(2): La Commission d’accès aux documents communique son avis au demandeur et à l’organisme concerné dans les deux mois de la saisine. | Timelines but no real other procedures (there are some rules about quroum and voting in A11(3) but this is not the same thing. |
5. Appeals |
48 | In the appeal process, the government bears the burden of demonstrating that it did not operate in breach of the rules. | Score Y/N and award 2 points for yes. | 2 | Partially | 1 | N/A | Not mentioned |
5. Appeals |
49 | The external appellate body has the power to impose appropriate structural measures on the public authority (e.g. to conduct more training or to engage in better records management) | 1 for partial, 2 for fully. | 2 | NO | 0 | N/A | Not mentioned |
6. Sanctions & Protections |
50 | Sanctions may be imposed on those who wilfully act to undermine the right to information, including through the unauthorised destruction of information. | Score 1 point for sanctions for underming right, 1 point for destruction of documents | 2 | NO | 0 | N/A | Not mentioned |
6. Sanctions & Protections |
51 | There is a system for redressing the problem of public authorities which systematically fail to disclose information or underperform (either through imposing sanctions on them or requiring remedial actions of them). | Score 1 point for either remedial action or sanctions, 2 points for both | 2 | NO | 0 | N/A | Not mentioned |
6. Sanctions & Protections |
52 | The independent oversight body and its staff are granted legal immunity for acts undertaken in good faith in the exercise or performance of any power, duty or function under the RTI Law. Others are granted similar immunity for the good faith release of information pursuant to the RTI Law. | Score 1 for oversight body, 1 for immunity for others | 2 | NO | 0 | N/A | Not mentioned |
6. Sanctions & Protections |
53 | There are legal protections against imposing sanctions on those who, in good faith, release information which discloses wrongdoing (i.e. whistleblowers). | Score 2 for strong protections, 1 for moderate protections | 2 | YES | 2 | Law on Strengthening the Means to Fight Corruption; Law of 13 February 2011 | There is whistleblower protection |
7. Promotional Measures |
54 | Public authorities are required to appoint officials (information officers) or units with dedicated responsibilities for ensuring that they comply with their information disclosure obligations. | Score Y/N, Y=2 points | 2 | YES | 2 | A8: Chaque organisme visé à l’article 1er, paragraphe 1er, désigne un agent chargé de la communication des documents. | |
7. Promotional Measures |
55 | A central body, such as an information commission(er) or government department, is given overall responsibility for promoting the right to information. | Score Y/N, Y=2 points | 2 | YES | 2 | A9: Une Commission dite "Commission d’accès aux documents", établie auprès du Premier ministre, ministre d’État, est chargée de veiller au respect du droit d’accès aux documents dans les conditions prévues par la présente loi. Elle conseille les organismes visés à l’article 1er, paragraphe 1er, sur toutes les questions relatives à l’application de la présente loi. Elle établit un rapport annuel. | |
7. Promotional Measures |
56 | Public awareness-raising efforts (e.g. producing a guide for the public or introducing RTI awareness into schools) are required to be undertaken by law. | Score Y/N, Y=2 points | 2 | NO | 0 | N/A | Not specifically mentioned |
7. Promotional Measures |
57 | A system is in place whereby minimum standards regarding the management of records are set and applied. | Score Y/N, Y=2 points | 2 | NO | 0 | N/A | Not mentioned |
7. Promotional Measures |
58 | Public authorities are required to create and update lists or registers of the documents in their possession, and to make these public. | Score Y/N, Y=2 points | 2 | NO | 0 | N/A | Not mentioned |
7. Promotional Measures |
59 | Training programs for officials are required to be put in place. | Score Y/N, Y=2 points | 2 | NO | 0 | N/A | Not mentioned |
7. Promotional Measures |
60 | Public authorities are required to report annually on the actions they have taken to implement their disclosure obligations. This includes statistics on requests received and how they were dealt with. | Score Y/N, Y=2 points | 2 | NO | 0 | N/A | Not mentioned |
7. Promotional Measures |
61 | A central body, such as an information commission(er) or government department, has an obligation to present a consolidated report to the legislature on implementation of the law. | Score Y/N, Y=2 points | 2 | YES | 2 | A9: Une Commission dite "Commission d’accès aux documents", établie auprès du Premier ministre, ministre d’État, est chargée de veiller au respect du droit d’accès aux documents dans les conditions prévues par la présente loi. Elle conseille les organismes visés à l’article 1er, paragraphe 1er, sur toutes les questions relatives à l’application de la présente loi. Elle établit un rapport annuel. |
